Dalam suatu proyek
tentunya akan ada akhir pengerjaan dari suatu proyek, akhir ini disebut dengan
penutupan proyek. Penutupan proyek adalah serangkaian kegiatan yang pada
intinya adalah memberikan laporan-laporan terkait hasil yang diperoleh dari
proyek tersebut. Dalam kegiatan ini pun harus telah diyakini bahwa proyek telah
memenuhi kesepakatan- kesepakatan bersama tentang hasil proyek, jika ada
kegiatan yang belum terselesaikan maka haruslah segera diselesaikan agar pada
laporan, proyek telah berstatus selesai. Setelah laporan ataupun segala bentuk
dokumen akhir proyek telah selesai semuanya, barulah selanjutnya dilakukan
pembubaran tim proyek.
Beberapa hal yang harus dilakukan terkait dengan penutupan proyek adalah :
- ·
Ketentuan administrasi peraturan terkait
pengakhiran proyek sesuai dengan isi kontrak
- · Tata cara penyusunan surat demobilisasi
tenaga ahli, surat keterangan dari proyek untuk perusahaan
- ·
Tata cara dan mekanisme inventarisir aset
proyek, administrasi dan pelaporan proyek
- ·
Pembuatan Berita Acara penyerahan aset dan
laporan-laporan proyek sesuai ketentuan kontrak
- ·
Pendokumentasian dan penyimpanan
dokumen-dokumen penting terkait kesiapan dalam tindak lanjut paska proyek
Maksud dan tujuan Laporan
penutupan proyek yaitu sebagai masukan kepada pimpinan perusahaan dan staf
tentang aspek pengelolaan proyek. Umpan balik bagi bidang teknik maupun bidang
lain, mengenai kinerja dan peranannya dalam penyelenggaraan proyek. Hal khusus,
misal kondisi lokasi, tenaga kerja, transportasi, dll. Kesulitan, hambatan yang
dialami selama proyek berlangsung.
Materi laporan penutupan
proyek
- ·
Uraian
pendekatan aspek manajemen dan oraganisasi yang telah dilakukan, keputusan
strategis, altenatif dan dampaknya terhadap proyek
- ·
Pengalaman
koordinasi, integrasi antara peserta proyek, seperti kontraktor, supplier,
konsultan, dan internal perusahaan
- ·
Prestasi atau kinerja teknis, pencapaian
mutu, biaya, waktu, serta penjelasannya.
- ·
Kinerja administrasi termasuk keuangan,
kontrak, kepegawaian, perburuhan dsb.
- ·
Change order, keterlambatan pasokan,
rework dsb.
- · Evaluasi peralatan kerja utamaPersoalan akibat kurang lengkapnya persyaratan kontrak dsb.
Audit Proyek
Audit adalah pemeriksaan menyeluruh
terhadap manajemen oproyek yang mencakup metodologi, prosedur, anggaran,
pengeluaran dan tingkat penyelesaian.
Isi laporan audit
setidaknya memuat antara lain:
· Status
proyek yang dikerjakan terkait apakah proyek telah dikerjakan sesuai jadwal.
· Status
proyek di waktu berikutnya terkait apakah diperlukan perubahan jadwal dan
mengapa.
· Status
pekerjaan yang kritikal menyangkut sejauh mana pekerjaa-pekerjaan kritikal
telah dikerjakan.
· Pengenalan
Risiko terkait apa dan bagaimana potensi kerugian atau kegagalan proyek dapat
terjadi.
· Informasi
yang bermanfaat bagi proyek lain terkait pelajaran apa yang bisa diambil
hikmahnya untuk pelaksanaan proyek lain.
· Keterbatasan
audit yang menyangkut asumsi dan batasan yang dipakai dalam mengaudit proyek
sehingga mempengaruhi hasil audit.
Secara lengkap isi
laporan audit proyek adalah sebagai berikut:
- ·
Pendahuluan. Berisi penjelasan latar
belakang dan tujuan proyek
- ·
Status Sekarang. Berisi penjelasana
mengenai status rpoyek saat dilakukan audit termasuk hasil pengukuran
performansi yang digunakan dalam audit seperti Biaya, jadwal, kemajuan dan
kualitas.
- ·
Status proyek di masa yang akan dating
- ·
Isu isu manajemen yang penting. Berisi
penjelasan mengenai isu-isu yang berhubungan dengan pencapaian tujuan proyek
yang berdasarkan pendapat auditor perlu mendapatkan perhatian khusus
- · Analisis Risiko. Berisi penjelasan
mengenai risiko-risiko yang ada dalam proyek serta dampaknya pada biaya, waktu
dan performansi proyek, serta berisi penjelasan mengenai alternatif tindakan
yang dapat dilakukan untuk menghilangkan risiko.
- · Keterbatasan dan Asumsi. Berisi penjelasan
mengenai keterbatasan audit dan asumsi yang digunakan dalam mengaudit dan
pembuatan laporan.
Keanggotaan tim audit
biasanya meliputi wakil-wakil dari berbagai bagian dan hasil audit dilaporkan kepada manajer
proyek dan manajemen perusahaan.
0 komentar:
Posting Komentar