Manajemen ruang lingkup meliputi proses yang
diperlukan untuk memastikan bahwa proyek tersebut mencakup semua pekerjaan yang
diperlukan, dan hanya pekerjaan yang diperlukan, untuk menyelesaikan proyek
dengan sukses, Hal ini terutama berkaitan dengan mendefinisikan dan mengontrol
apa yang masuk atau tidak termasuk dalam proyek.
a. Inisialisasi
Pada tahap Inisialisasi, proyek sedang
dalam proses untuk dipilih /disetujui, disponsori, didanai, dan diluncurkan.
Tim dalam proyek dan stake holder proyek harus mempunyai komitmen dan
kesepakatan yang sama tentang proyek yang akan dikerjakan dan bagaimana untuk
mencapai tujuan/ menyelesaikan proyek tersebut. Output dari tahapan ini berupa
project charter (Bagan Proyek), yang merupakan dokumen utama identitas proyek,
sekaligus merupakan ringkasan proyek. Project charter minimal berisikan : Judul
proyek dengan tanggal otorisasi, Nama manejer proyek dengan kontak informasi,
Statement scope proyek yang jelas dan tidak bertele-tele, ringkasan pendekatan
yang digunakan untuk mengelola proyek, susunan personel proyek dan penjelasan
bagian yang dipegang, tanda tangan persetujuan seluruh stake holder proyek,
komentar atau catatan penting jika diperlukan.
b. Ruang Lingkup Perencanaan
Dalam tahap Perencanaan ada 2 bagian
yaitu : Perencanaan lingkup proyek dan pendefenisian lingkup proyek.
Perencanaan lingkup proyek adalah Proses untuk menyusun dokumen sebagai dasar
penilaian proyek yang akan dilaksanakan, termasuk kriteria-kriteria yang
ditetapkan apabila proyek atau fase dalam proyek telah diselesaikan. Hal yang
dilakukan dalam perencanaan lingkup proyek yaitu mendiskripsikan pekerjaan
utama dari proyek untuk memberi batasan yang jelas antara pekerjaan mana yang
termasuk dan mana yang tidak termasuk dalam proyek, mendiskripsikan
kriteria-kriteria yang harus dipenuhi untuk masing-masing pekerjaan dan rencana
pengelolaan yang dilakukan untuk menjamin tercapainya kriteria tersebut.
Sedangkan Pendefenisisan lingkup
proyek yaitu mendefenisikan lebih lanjut pekerjaan-pekerjaan apa yang
diperlukan pada proyek dan kemudian merinci menjadi satuan-satuan pekerjaan.
Aktivitas ini merupakan aktivitas yang sangat penting dalam mempengaruhi
keberhasilan proyek, sebab sangat berkaitan dengan penyusunan perkiraan biaya,
jadwal dan sumber daya. Output dari aktifitas ini adalah WBS (Work Breakdown
Structure), dokumen yang akan digunakan sebagai dasar perencanan, penjadwalan,
estimasi biaya, dan sebagainya.
WBS (Work Breakdown
Structure) adalah alat bantu untuk menganalisis pekerjaan-pekerjaan dalam
proyek berbasis pada hasil atau berbasis proses/fase. WBS merupakan dokumen
mendasar pada manajemen proyek sebab dokumen ini pada nantinya akan digunakan sebagai
dasar perencanan, penjadawalan, estimasi biaya, dan sebagainya.
Pendekatan-pendekatan dalam pembuatan WBS :
• Menggunakan Guidelines: WBS
disusun berdasarkan panduan yang standar.
• Pendekatan Analogi: WBS disusun
berdasarkan WBS pada proyek-proyek sejenis yang telah ada sebelumnya.
• Pendekatan Top-down: Menyusun WBS
berangkat dari pekerjaan besar kemudian di breakdown menjadi satuan-satuan
pekerjaan yang rinci.
• Pendekatan Bottom-up: Menyusun WBS
berangkat dari daftar pekerjaan-pekerjaan rinci kemudian disatukan menjadi
grup-grup atau kelompok pekerjaan-pekerjaan besar.
c. Ruang Lingkup Pengendalian Perubahan
Pada bagian Ruang Lingkup
Pengendalian Perubahan ada 2 bagian lagi yaitu, Verifikasi lingkup dan kontrol
perubahan lingkup. Verifikasi lingkup adalah aktivitas untuk memeriksa apakah
scope proyek sudah sesuai dengan spesifikasi dan tujuan proyek. Kontrol
perubahan lingkup adalah aktivitas untuk
mengendalikan perubahan-perubahan atas scope proyek yang sudah disusun,
termasuk dalam hal ini prosedur-prosedur penanganan-nya.
0 komentar:
Posting Komentar