Manajemen waktu atau disebut juga Project time management merupakan satu hal yang sangat
penting bagi suatu proyek, karena ketepatan penyeselesaian sebuah proyek adalah keunggulan dari
perusahaan pengelola, dan pengelola proyek tentu
akan berusaha untuk menyelesaikan proyek tepat waktu dan sangat menghindari
keterlambatan yang dapat merugikan berbagai pihak, karena akan mengakibatkan membengkak nya
biaya operasional dan SDM proyek, Jadi manajemen proyek adalah pengelolaan aktivitas atau proses-proses berdasarkan waktu yang dibutuhkan untuk
menyelesaikan proyek, sesuai dengan waktu yang ditentukan. Aktivitas dan
peralatan dalam proyek manajemen waktu didokumentasikan di dalam rencana manajemen
jadwal. Rencana manajemen jadwal berada di dalam rencana manajemen proyek dan
bisa berupa formal / nonformal, sangat detail / luas, berdasarkan kebutuhan proyek.
Ada berbagai macam cara untuk membuat manajemen waktu proyek yang
baik dan benar serta tepat waktu. Dilihat
dari fase proyek, penerapan manajemen
waktu proyek lebih banyak
diterapkan pada fase
Planning dan selebihnya
pada fase controlling.
Kagiatan manajemen waktu proyek
pada fase planning
meliputi :
1.
Mendefenisikan Aktivitas
Merupakan kegiatan untuk mengidentifikasi dan
mendefinisikan aktivitas
atau pekerjaan apa saja
yang akan dikerjakan pada
proyek. Daftar aktivitas ini
dapat mengacu pada
WBS (Work Breakdown Structure)
yang telah disusun
sebelumnya pada manajemen
scope. Sebagaimana penyusunan
WBS, tim
proyek dalam mendefinisikan aktivitas
ini perlu juga melibatkan stakeholder
yang lain untuk
memastikan bahwa aktivitas-aktivitas telah terdefinisi secara lengkap untuk
keberhasilan penyelesaian proyek. Dari definisi aktivitas ini pula, estimasi
biaya, waktu dan kebutuhan sumberdaya lain dapat disusun.
2.
Pengurutan Aktivitas
Setelah
mendefinisikan aktivitas proyek,
langkah berikutnya adalah
membuat urutan aktivitas yang
merupakan detil dari
WBS, detil deskripsi
produk, asumsi dan
batasan-batasan untuk menentukan hubungan
antar aktivitas. Termasuk dalam
hal ini penjelasan
tentang ketergantungan dan perbedaan
bentuk ketergantungan. Ketergantungan dan
hubungan akan menentukan
urut-urutan aktvitas.
Terdapat 3 (tiga)
aturan dasar dalam
menyusun urutan aktivitas.
·
Ketergantungan Mandatori (Mandatory
Dependencies) :
ketergantungan yang tidak dapat dipisahkan antar
aktivitas/pekerjaan.
·
Ketergantungan Lepas
(Discretionary Dependencies) :
ketergantungan yang ditentukan oleh tim proyek.
· Ketergantungan Eksternal
(External Dependencies) : ketergantungan antara
aktivitas proyek dengan aktivitas non proyek.
3.
Estimasi Waktu Proyek
Estimasi waktu proyek adalah waktu akhir atau
batas akhir selesainya suatu proyek yang telah ditetapkan berdasarkan
kesepakatan antara pemberi proyek dan yang menerima proyek. Tentu saja banyak
pertimbangan dalam menentukan waktu estimasi sehingga dapat diselesaikan
sebelum atau tepat waktu.
4.
Membangun jadwal
Untuk menyelesaikan proyek dengan baik tentu
harus memiliki jadwal pengerjaan yang baik dan bagus. Menganalisis urutan
aktivitas, durasinya, sumber daya yang dibutuhkan dan tantangan pemenuhan
jadwal sampai terbentuknya jadwal pelaksanaan proyek.
5.
Mengendalikan jadwal
Dalam suatu perencanaan tentu saja sering
terjadi hal-hal diluar prediksi sehingga mengakibatkan terganggunya jadwa utama
yang sudah tersusun rapi. Oleh karena itu manejer yang hebat adalah manejer
yang mampu mengendalikan perubahan jadwal proyek. Antisipasi adalah hal yang
sangat penting dalam hal ini, sehingga hal-hal yang tidak diinginkan dapat
diminimalisir akibatnya.
0 komentar:
Posting Komentar