Komunikasi adalah "suatu proses di mana
seseorang atau beberapa orang, kelompok, organisasi, dan masyarakat
menciptakan, dan menggunakan informasi agar terhubung dengan lingkungan dan
orang lain.
Manajemen Komunikasi Proyek
adalah kompetensi yang harus dimiliki manajer proyek dengan tujuan utama
adalah agar adanya jaminan bahwa semua informasi mengenai proyek akan sampai
tepat pada waktunya, dibuat dengan tepat, dikumpulkan, dibagikan, disimpan dan
diatur dengan tepat pula. Orang-orang teknologi informasi terkenal dengan
memiliki kemampuan komunikasi yang rendah.
Manajemen komunikasi proyek (MKP) dibutuhkan
untuk mensosialisasikan kebijakan-kebijakan pengembangan proyek, hasil-hasil
kerja proyek, dan melakukan kooordinasi dan komunikasi dengan seluruh pemangku
kepentingan. MKP menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan untuk dapat
dipastikan agar informasi proyek dapat dikumpulkan, disusun, disebar, dan
disimpan.Terdiri dari perencanaan komunikasi, distribusi informasi, pelaporan
kinerja, dan penyelesaian administratif. Beberapa tools dan teknik dapat
dimanfaatkan untuk komunikasi yang efektif, antara lain jejaring sosial,
template-template yang diperlukan untuk komunikasi proyek.
Adapun komponen-komponen kompetensi komunikasi digambarkan
dalam skema berikut:
Tahapan Manajemen Komunikasi :
1. Perencanaan Komunikasi (Communication Planning)
Mendefinisikan kebutuhan komunikasi dan informasi
di antara stakeholder sebuah proyek. Proses ini biasanya terjadi sebagai bagian
dari Grup Proses Perencanaan. Perencanaan komunikasi merupakan proses yang
sangat penting dalam proyek, mengingat seringnya kegagalan proyek terkait
dengan kegagalan komunikasi.
Rencana manajemen komunikasi adalah dokumen yang
berisi arahan/tuntunan cara berkomunikasi dalam suatu proyek. Informasi yang
terkandung dalam Rencana Manajemen Komunikasi (Communication Management Plan ),
antar lain :
• Kebutuhan-kebutuhan komunikasi stakeholders
• Informasi yang akan dikomunikasikan, termasuk
formatnya, isinya dan level detailnya
• Orang yang bertanggung jawab untuk memberikan
informasi yang dimaksud
• Orang yang harus menerima informasi yang
dimaksud
• Frekuensi/jadwal untuk menghasilkan
informasi,misalkan mingguan, tiap tanggal 1, dst
• Metoda untuk mendapatkan informasi, seperti
memo, email, telepon, dsb
• Metoda untuk memperbaharui rencana manajemen
komunikasi sejalan dengan kemajuan dan pembangunan proyek
• Metoda untuk menyelesaikan masalah yang tidak
dapat diselesaikan di level bawah
• Daftar istilah/terminology
2. Distribusi Informasi
Proses yang dilakukan untuk menjamin terpenuhinya
kebutuhan informasi pada waktu yang tepat bagi setiap stakeholder. Proses ini
terjadi di seluruh Grup Proses Pelaksana. Distribusi informasi dilakukan
mengingat pentingnya mendapatkan informasi proyek bagi orang yang tepat, pada
waktu yang tepat dengan format yang padat informasi.Manajer proyek dan tim
proyek harus dapat memutuskan cara terbaik untuk mendistribusikan informasi proyek.
Bentuk distribusi komunikasi pada proyek ada
beberapa macam antara lain adalah:
• Rapat-rapat(meetings).
• Distribusidokumenberupahardcopy.
• Distribusi data melalui media elektronik
seperti electronic mail/E-mail, mesin fax, dan lain-lain.
Isu Penting dalam Distribusi Informasi
• Penggunaan teknologi
• Cara formal atau informal
• Penanganan informasi yang sangat penting agar
dapat didistribusikan dengan efektif dan tepat waktu
• Memilih media yang cocok untuk berkomunikasi
• Pemahaman akan teknik komunikasi individual
atau berkelompok
• Teknik menyampaikan berita “buruk”
• Pengaturan jumlah jalur komunikasi
Proses distribusi informasi dapat
didokumentasikan dalam Organizational Process Assets. Informasi yang
diperbaharui, antara lain :
• Lesson learned
• Project record (surat-surat korespondensi,
memo, dsb)
• Project reports (formal-informal laporan status
proyek,dsb)
• Masukan dari stakeholders berupa kritik, saran
ataupun peringatan
3. Pelaporan Kinerja
Proses mengumpulkan dan menyebarkan informasi
kinerja proyek, termasuk di dalamnya status reports(pelaporan status), progress
measurements(pengukuran kemajuan), dan peramalan.Informasi yang terkandung
didalamnya, antara lain :
• Status reports, yang berisi tentang sejauh mana
proyek sudah berjalan dalam kerangka ruang lingkup, waktu dan biaya. (Sudah
berapa biaya yang digunakan, berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk
menyelesaikan sebuah aktivitas, apakah pekerjaan sudah dilaksana sesuai
rencana,dsb)
• Progres reports menggambarkan sejauh mana tim
proyek sudah menyelesaikan pekerjaannya. Biasanya berupa laporan rutin
• Peramalan, berisi gambaran kecenderungan proyek
akan berhasil atau tidak berdasarkan apa yang sudah dikerjakan sampai titik
tertentu ketika proyek sudah berjalan
Proses ini terjadi dalam Monitoring dan
Pengendalian Proses Grup.Inti dari pelaporan kinerja yaitu mengumpulkan dan
menyebarkan informasi kinerja.
4. Mengelola
stakeholders
Proses mengelola komunikasi untuk memenuhi
kebutuhan dan harapan stakeholder dan penyelesaian isu-isu yang terjadi.
Mengelola Stakeholder terjadi dalam Monitoring dan Pengendalian Proses Grup.
Mengelola stakeholder berkaitan dengan memuaskan kebutuhan para stakeholder
proyek dan menyelesaikan setiap isu yang diangkat oleh stakeholder proyek.
Dengan menggunakan Proses Komunikasi, kita dapat:
1. Jelas mengidentifikasi proyek kita
2. Identifikasi stakeholder kebutuhan komunikasi
kita
3. Menjalankan jenis aktivitas komunikasi untuk
mengirimkan pesan kita
4. Pastikan orang yang tepat menerima informasi
yang tepat pada waktu yang tepat
Manajemen komunikasi memiliki 3 pendekatan,
yaitu:
• Positivistik (Fungsionalis)
• Interpretif
• Integratif (Kritis)
0 komentar:
Posting Komentar